Microsoft Excel In Hindi

 MICROSOFT EXCEL

नमस्कार दोस्तों, आज के इस पोस्ट में हम जानेंगे कि MS Excel क्या है और हम MS Excel का उपयोग क्यों करते हैं। चलिए, शुरू करते हैं...

एक्सेल को शुरू करना

MS-Excel स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जो आपको अपने कंप्यूटर डेस्कटॉप पर जानकारी को व्यवस्थित, विश्लेषण और ग्राफ़ करने की अनुमति देता है।  एक स्प्रेडशीट आपको विभिन्न प्रकार की गणनाओं को लागू करने की अनुमति देती है और बजट, वार्षिक रिपोर्ट, उत्पादन कार्यक्रम, आय विवरण और अन्य विचारों के स्कोर तैयार करने के लिए एक बहुत ही सुविधाजनक उपकरण है।

 स्प्रेडशीट

 एक स्प्रेडशीट कॉलम और पंक्ति में डेटा की प्रस्तुति को संदर्भित करती है जिसे वर्कशीट भी कहा जाता है।  स्प्रेडशीट प्रोग्राम आंकड़ों, सांख्यिकीय डेटा चार्ट के लिए करते हैं, और वर्ड प्रोसेसर लिखने के लिए क्या करते हैं। एक स्प्रेडशीट एक स्वचालित लेजर की तरह है।  संख्या के कॉलम को हाथ से जोड़ने और घटाने की कोई आवश्यकता नहीं है, या यहां तक ​​कि कैलकुलेटर के साथ भी।  उनके पास संख्यात्मक डेटा की ग्राफिकल तैयारी के लिए एक शक्तिशाली कार्यक्रम भी है।

एमएस एक्सेल लॉन्च करना

 एक्सेल निम्न में से किसी एक तरीके से खुला हो सकता है:

 1) स्टार्ट मेन्यू-> ऑल प्रोग्राम्स-> माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस-> माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल 2007 पर क्लिक करें।

 या

 2) आप प्रोग्राम लॉन्च करने के लिए रन डायलॉग बॉक्स (स्टार्ट बटन-> रन) में ओपन टेक्स्ट बॉक्स के तहत 'एक्सेल' भी टाइप कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल

 Microsoft Excel एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट एप्लिकेशन है जिसका उपयोग ग्राफिकल तरीके से डेटा के प्रबंधन, विश्लेषण और प्रस्तुत करने के लिए किया जा सकता है।

एक्सेल में तीन घटक होते हैं जो तीन अलग-अलग कार्य करते हैं-

1.स्प्रेडशीट घटक
 यह पंक्तियों और स्तंभों में पाठ और संख्याओं को प्रदर्शित और विश्लेषण करता है।
2.डेटाबेस घटक
 यह सूचना की सूची में हेरफेर करता है।
3.चार्ट घटक
 यह चार्ट तैयार करता है जो डेटा को ग्राफिकल तरीके से प्रस्तुत करने में मदद करता है।

WORKBOOK - एक्सेल डॉक्यूमेंट को वर्कबुक कहा जाता है। कार्यपुस्तिका एक एक्सेल फ़ाइल है जहाँ उपयोगकर्ता अपना डेटा संग्रहीत करते हैं। प्रत्येक कार्यपुस्तिका में कई कार्यपत्रक होते हैं। इसलिए, एक कार्यपुस्तिका को एक साथ समूहीकृत कार्यपत्रकों का एक समूह कहा जाता है। किसी कार्यपुस्तिका की अलग-अलग शीट को लेबल वाले टैब द्वारा पहचाना जाता है जिन्हें शीट टैब कहा जाता है।

WORKSHEET - वर्कशीट पंक्तियों और स्तंभों से बनी एक शीट होती है। इसका उपयोग किसी संगठन की परियोजना या वित्तीय दस्तावेजों की योजना बनाने के लिए किया जाता है। वर्कशीट उस वास्तविक दस्तावेज़ को संदर्भित करता है जिसे आप स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग करके बनाते हैं। वर्कशीट हमेशा वर्कबुक में स्टोर होती है।

CHARTSHEET - चार्ट शीट किसी कार्यपुस्तिका में एक अलग शीट होती है जिसमें केवल ग्राफ़ या चार्ट होते हैं। यह तब उपयोगी होता है जब आप चार्ट या सारणीबद्ध डेटा को अन्य प्रकार के डेटा से अलग करके देखना चाहते हैं।

ROW - एक पंक्ति कक्षों का क्षैतिज खंड है जो कार्यपत्रक की संपूर्ण चौड़ाई में चलता है। एक वर्कशीट में 1,048,576 पंक्तियाँ होती हैं। पहली पंक्ति को क्रमांकित किया गया है 1, दूसरी 2, और इसी तरह।

COLUMNS - एक कॉलम सेल का वर्टिकल ब्लॉक होता है जो पूरे वर्कशीट के माध्यम से चलता है। एक वर्कशीट में 16,384 (ए से एक्सएफडी) कॉलम होते हैं। पहला कॉलम ए है और आखिरी कॉलम अगर वर्कशीट है तो XFD 16,384वां कॉलम है।

 सेल - एक सेल पंक्ति और स्तंभ का प्रतिच्छेदन है। उदाहरण के लिए:-G9.

FORMULA - फ़ॉर्मूला वे समीकरण हैं जो वर्कशीट में मानों पर गणना करते हैं। एक सूत्र हमेशा बराबर (=) चिह्न से शुरू होता है।

FUNCTION - फ़ंक्शन पूर्वनिर्धारित सूत्र हैं जो मान या मान लेते हैं, परिणाम देने के लिए किसी विशेष क्रम में विशिष्ट मान का उपयोग करके जटिल गणना करते हैं। फ़ंक्शंस का उपयोग उन सूत्रों को सरल बनाने के लिए किया जाता है जो लंबी r जटिल गणना करते हैं।

एम.एस. एक्सेल क्या हैै

एम एस एक्सेल, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक भाग है जिसे स्प्रेड शीट (Spread Sheet) पैकेज के नाम से जाना जाता है जिसमें डाटा को रॉ (rows) और कॉलम (columns) में लिखा जाता है और उसके बाद उस पर किसी भी तरह की गणना कर सकते हैं। जैसे कि mathematical statistical और financial इत्यादि। इसमें डाटा का विश्लेषण कर सकते है और उसकी रिपोर्ट बना सकते है। इसमें डाटा का ग्राफ के रूप में प्रदशित कर सकते है।

एमएस एक्सेल की परिभाषा : माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट कंपनी द्वारा बनाया गया ऐसा सॉफ्टवेयर है जिसमे उपयोगकर्ता को spreadsheet सिस्टम में एक्सेल फार्मूला का प्रयोग कर के डाटा को organize,format और calculate करने की अनुमति देता है. ये सॉफ्टवेयर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का ही एक भाग है, जिसमे एक्सेल के अलावा भी और एप्लीकेशन हैं.

जैसा की हमने पहले ही जान लिया है की एमएस एक्सेल एक spreadsheet एप्लीकेशन है जिसका उपयोग बहुत सारे कामों को पूरा करने के लिए करते हैं जैसे डाटा कैलकुलेशन, formatting इत्यादि. MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है. हम यहाँ पर इसके layout के बारे में जानेगे की इसमें क्या क्या ऑप्शन होते हैं.

इस एप्लीकेशन में काम करने के लिए और इसे सही तरीके से चलाने के लिए आपको इसके layout को समझना जरुरी है. आपको ये पता होना चाहिए की इसके इंटरफ़ेस जो ऑप्शन दिखाए देते हैं उनके क्या नाम हैं और उनसे हम क्या क्या काम कर सकते हैं. आगे हम इंटरफ़ेस में मौजूद ऑप्शन के बारे जानेंगे. यहाँ आपको Microsoft Excel की 2007 version का screenshot के साथ layout दिखाया जा रहा है.

Microsoft Excel

Title bar : MS Excel के सबसे ऊपर भाग यानि top में centre में आपको जो bar नज़र आएगा वो Title Bar है. यहाँ पर आप जिस भी फाइल में काम कर रहे हैं उसका नाम दिखाई देगा. अगर आप एक नए डॉक्यूमेंट में काम कर रहे हैं तो इसका नाम Book1 रहेगा जब आप इसे save करने जायेंगे तब आप अपनी मर्ज़ी से इसका नाम रख कर सुरक्षित कर सकते हैं. अब इसका नाम Book1 की जगह आपका रखा गया नाम दिखाई देगा. इसके दाहिने तरफ कोने में आपको 3 बटन होते हैं. इन तीनों बटन के अलग अलग काम हैं जो मैं आपको आगे बता रहा हूँ.

Minimize – इस बटन को जब हम क्लिक करते हैं तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर कोई भी प्रोग्राम जो ओपन है वो नीचे taskbar में चला जाता है. जिसे आप taskbar में क्लिक कर के फिर से वापस कभी भी खोल सकते हैं. इसका इस्तेमाल हम तभी करते हैं जब हमे काम करते हुए बीच में किसी और दूसरे एप्लीकेशन को खोलने की जरुरत पड़ती है. Maximize – Maximize बटन का प्रयोग कर के हमे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर किसी भी अन्य प्रोग्राम के बॉक्स को अपने मन के मुताबिक आकर में बदल सकते हैं. ये प्रोग्राम के window को width और length को adjust कर के काम कर सकते हैं. इस बटन को दुबारा क्लिक कर के हम एप्लीकेशन को वापस full screen आकर में वापस ला सकते हैं. Close Button – ये बटन red color में होता है इसे जब हम क्लिक करते हैं तो एप्लीकेशन या प्रोग्राम बंद हो जाता है.

Office Button : Microsoft एक्सेल में ऑफिस बटन एक मुख्य भाग है. यह बटन बाएं तरफ कोने में होता है. इसमें कई तरह के ऑप्शन मौजूद होते हैं जैसे New, Open, Save, Save as, Print, Prepare, Send इत्यादि.

Quick Access Toolbar : Title bar में ही स्थित Quick Access Toolbar भी एक प्रमुख ऑप्शन है. इस toolbar के प्रयोग हम ज्यादा उपयोग होने वाले commands को वहां पर लाने के लिए करते हैं. इसका मतलब ये है की आप जिस भी ऑप्शन या कमांड का उपयोग बार बार करते हैं उसके लिए आपको menu में जाकर उसे क्लिक करने में देरी होती है तो आप उस के कमांड को यहाँ पर जोड़ सकते हैं फिर आपको ज्यादा अंदर जाने की जरूरत नहीं पड़ती है. वो कमांड quick access toolbar में add हो जाता है और आप सीधे यही से उस कमांड का प्रयोग कर सकते हैं.

Menu bar : Menu bar Title bar के ठीक नीचे स्थित होता है. इस में एम एस एक्सेल में प्रयोग होने वाला जितना भी ऑप्शन होता है सब का एक ख़ास काम होता है. और हर Tab के अंदर इसके अपने ribbon होते हैं जिसमे बहुत सारे tools होते हैं.

Ribbon : Menu bारकेहि नीचे Ribbon होता है. Menu bar के हर एक tab के लिए अलग अलग ribbon होता है. हर ribbon के अंदर ढेर सारे option मौजूद होते हैं जिनमे सबका अलग काम है और हर tool बहुत महत्वपूर्ण होता है. यहाँ पर आप ribbon का एरिया लाल कलर के बॉक्स के रूप में देख सकते हैं.

Name Box : Ribbon के नीचे बायीं तरफ आपको जो एक छोटा बॉक्स दिखाई देता है वो Name box है. इस बॉक्स में आपको हर cell का नाम दिखाई देता है. आप जब इसमें किसी cell का नाम डालते हैं तो उसे ढूंढ सकते हैं.

Formula Bar : Name box के दायीं तरफ का बॉक्स जो होता है वो Formulabar होता है इसमें हम formula लिख कर अपना काम कर सकते हैं इसके अलावा हम जिस cell में काम करते हैं या फिर कुछ भी लिखते हैं वो formula bar में हमे दिखाई देता है.

Text Area or Main Working Area : यहाँ पर cell होते row और column के रूप में दिखाई देते हैं. हम अपना सारा काम इसी पर करते हैं. इसी पर हम टेबल बनाते हैं उसमे डाटा डालते हैं कैलकुलेशन करते हैं. इसी को हम sheet भी बोलते हैं।

Status Bar : ये Text area के ठीक नीचे होता है. यहाँ पर sheet Tab, page layout selector, और zoom level सेट करने के ऑप्शन होते हैं।

Sheet tab : ये status bar में स्थित होता है वो भी बिलकुल बायीं तरफ . यहाँ पर हम एक ही फाइल के अंदर अलग अलग sheet जोड़ सकते हैं उसके लिए बस हमे एक नयी sheet tab copy या फिर new sheet बनाने के ऑप्शन मिलते हैं जिससे आसानी से एक फाइल अंदर अनेक शीट बना सकते हैं।

Page Layout Selector : Sheet tab के ठीक दाहिने तरफ page layout selector होता है. इसका उपयोग क्र के हम शीट को अलग अलग layout में देख सकते हैं.जिसमे Normal, Page layout, Page Break Preview होते हैं जिन से अपने पेज को देख सकते हैं और page की सेटिंग कर सकते हैं।

Zoom Level : Page Layout Selector दाहिने तरफ zoom level का ऑप्शन होता है. इस के द्वारा sheet को हम छोटे आकर में adjust कर के देख सकते हैं. जब sheet बहुत बड़ी आकर की हो जाती है तो फिर ये ऑप्शन हमारे बहुत काम का है।

एम एस एक्सेल को स्टार्ट कैसे करे

Start->All Programs->MS Office->MS Excel पर क्लिक करने से एक्सेल की नई फाइल स्टार्ट हो जाती है|

Work Book :- (वर्क बुक) यह एक्सेल का एक डॉक्यूमेंट होता है इसके अन्दर 255 वर्क शीट होती है साधारणता इसमें तीन शीट दिखायी देती है।

Work sheet

Spread sheet (स्प्रेड शीट):- यह एक्सेल डॉक्यूमेंट के पेज होते है इसको वर्क शीट भी कहां जाता है| इसके अन्दर 65,536 रॉ और 256 कॉलम होते है। जहां पर रॉ और कॉलम एक दूसरे को काटते है वहां पर एक आयताकार एरिया बनता है जिसे सेल (cell) कहतें है। सेल (cell) एक्सेल डॉक्यूमेंट का सबसे छोटा एवं महत्वपूर्ण यूनिट है। जिसमें डाटा या सूचना (इनफार्मेशन) सुरक्षित रखी जाती हैै और उस पर किसी भी तरह की गणना कर सकते है हर सेल (cell) का अपना एक विशिष्ट एड्रेस या रेफरेंस नंबर होता है। जो कॉलम तथा रॉ को क्रम में लिखने से प्राप्त होता है।

cell Reference(सेल रेफरेंस ) :- हर सेल (cell) का अपना एक विशिष्ट एड्रेस या रेफरेंस नंबर होता है। जिसके माध्यम से सेल (cell) की डाटा को प्राप्त किया जाता है। यह 4 प्रकार का होता है।

(1) Relative Reference

(2) Absolute Reference

(3) Relative तथा Absolute Reference

(4) Absolute तथा Relative Reference

1. Relative Reference(रिलेटिव रेफरेंस ):- यह रेफरेंस कॉलम तथा रॉ को क्रम में लिखने से प्राप्त होता है। इसमें एक सेल (cell) के रेफरेंस में दूसरी सेल (cell) का रेफरेंस पहली सेल (cell) के अनुसार बदल जाता है। इसका प्रयोग करने से गणनाए करने में आसानी एवं जल्दी हो जाती है। यह सेल (cell) रेफरेंस इस प्रकार लिखा जाता है। जैसे :- a2, b2 तथा c3 इत्यदि

2. Absolute Reference (आब्सोल्यूट रेफरेंस ):- इसमें रेफरेंस को doller निशान ($) के साथ में लिया जाता है। इसमें एक सेल (cell) का रेफरेंस दूसरे सेल (cell) के रेफरेंस में बदलता नहीं है। जैसेः- $a$2 ,$b$2 और $c$2 इत्यादि

3. Relative तथा Absolute Reference(रिलेटिव और अबसोल्युट) :- इसमें कॉलम को रिलेटिव और रॉ को absolute कर दिया जाता है। जिसमें की कॉलम दूसरी सेल (cell) के रेफरेंस में बदल जाता है। परन्तु रॉ नहीं बदलती है। जैसेः- a$2 तथा c$3. etc.

4. Ablolute तथा Relative Reference (अबसोल्युट और रिलेटिव रेफरेंस):- इसमें कॉलम को absolute तथा रॉ को Relative लिखा जाता है। जिसमें की कॉलम fix हो जाता है। और रॉ बदलती है। जैसेः- $A2, $B2, और $C2 इत्यादि।

एम एस एक्सेल में सम (जोड़) फार्मूला

एम एस एक्सेल में जोड़ करना बहुत ही आसान और सरल है । एक्सेल का उपयोग करके कठिन से कठिन तथा बड़ी से बड़ी गणना को बहुत ही आसानी तथा सुगमता से चंद सेकंडों में बिना किसी गलती के किया जा सकता है 

 

सबसे पहले चित्र 1.1 देखिये यहॉ कॉलम (column) तथा रॉ (raw) को दर्शाया गया है, इन्हीं से मिलकर सेल (cell) बनता है, एम एस एक्सेल में फार्मूला का प्रयोग करने से पहले याद रखिये कि फार्मूला हमेशा सेल (cell) के लिये लगाया जाता है, उस सेल (cell) में लिखी संख्या कोई भी हो सकती है।

 

अगर आपको एम एस एक्सेल में जोड़ (sum) फार्मूला का प्रयोग करना है तो सेल (cell) में लिखी संख्या पर नहीं सेल (cell) पर ध्यान दीजिये -

 

उदहारण के लिए - अगर आपको a1 से a4 तक के सेल (cell) को जोडना है तो a5 या किसी अन्य सेल (cell) में टाइप कीजिये

=sum(A1:A4)
चित्र 1.2 देखिये - 

Sum

 

आप अलग-अलग सेल (cell)s को अपनी मर्जी के अनुसार भी चुन सकते हैं - जैसे

=sum(a1+a2+a4) यहॉ हमने सेल (cell) a3 को छोडकर बाकी सेल (cell) का योग किया है।

एम.एस. एक्सेल : मेनू

Menu(मेनू)

एम एस एक्सेल में विभिन्न कमांड्स मेनू में ऑप्शनc के रूप में उपलब्ध होती है। कमांड्स की प्रवर्ती एवं व्यवहार के अनुसार इन्हे समूहो में बाॅट दिया जाता है। जैसेः-
* File menu
* Edit Menu
* Insert Menu
* Tools Menu
* Data Menu
* Window Menu
* Help Menu।

1. File Menu (फाइल मेनू)

फाइल मेनू में चित्र के अनुसार विकल्प प्रदर्शित होते हैं| यह वर्कबुक के मैनेजमेंट का कार्य करते हैं इसमें नई वर्कबुक बनाने, पुरानी वर्कबुक खोलने, बंद करने, सुरक्षित करने वर्कबुक को वेबपेज की तरह सुरक्षित करने एवं वर्कबुक को क्लोज करने के साथ MS Excel को बंद करने के विकल्प भी उपलब्ध होते हैं |

 File menu 

2. Edit Menu (एडिट मेनू)

इस ऑप्शन में वर्कबुक में सुधार करने से सम्बंधित विकल्प होते हैं जैसे – Cut, copy, Paste आदि के साथ श्रंखला बनाने में Find, replace, Go to के विकल्प उपलब्ध होते हैं।

एडिट मेनू 

Paste Special(पेस्ट स्पेशल) :- जब किसी कॉपी या कट किये हुए डाटा को किसी दूसरे स्थान पर एक विशिष्ट ऑपरेशन के साथ पेस्ट करना होता है तो हम पेस्ट स्पेशल ऑप्शन को चुनते है । इसको सलेक्ट करने पर एक डायलॉग बॉक्स खुलता है जहां से पेस्ट ऑप्शन विशिष्ट ऑपरेशन का टाइप चुनते है । पेस्ट स्पेशल का डायलॉग बॉक्स नीचे दिए हुए चित्र जैसा होता है

पेस्ट स्पेशल 

Fill (फिल) :- इस ऑप्शन का उपयोग डाटा को रॉ या कॉलम में एक विशिष्ट पैटर्न से फिल करने के लिए प्रयोग किया जाता है । इस ऑप्शन के अंदर अनेक सब-ऑप्शन्स होते है, जो इस प्रकार है।

फिल 

1. Down (डाउन) :- इससे डाटा नीचे की तरफ फिल होता है।
2. Up (अप) :- इससे डाटा ऊपर की तरफ फिल होता है।
3. Right (राइट) :- इससे डाटा दाहिने तरफ से फिल होता है।
4. Left (लेफ्ट) :- इससे डाटा बाएं तरफ से फिल होता है।

Series (सीरीज) :- इस ऑप्शन का उपयोग डाटा को रॉ या कॉलम में एक विशिष्ट पैटर्न से फिल करने के लिए प्रयोग किया जाता है । इस ऑप्शन के अंदर अनेक सब-ऑप्शन्स होते है, जो इस प्रकार है।

सीरीज 

जिस पैटर्न में डेटा फिल करना होता है, वह पैटर्न ऊपर दिए हुए डायलॉग बॉक्स में से चुन लेते है।

Clear (क्लियर) :- इस ऑप्शन से सेलेक्टेड सेल की इनफार्मेशन (डेटा) हटाया जा सकता है । इसके अंदर निम्न सब -ऑप्शन्स होते है।

क्लियर 

1. All (आल) :- इससे सेल के अन्दर मौजूद सभी जानकारी हट जाती है।
2. Format (फॉरमेट) :- इससे केवल डेटा का फॉर्मेट हटाया जाता है।
3. Contents (कन्टेन्टस) :- इससे कंटेंट (डेटा) हटाया जाता है।
4. Comments (कमेन्टस) :- इससे कमेंट्स (टिप्पणी) को हटाया जाता है।

Delete (डिलीट) :- 

इस ऑप्शन से सेल, रॉ या कॉलम को हटाया जाता है। इस पर क्लिक करने पर एक डायलॉग बॉक्स खुलता है, जिसमें से कोई भी ऑप्शन आवश्यकतानुसार सलेक्ट कर सकते है। इसका डायलॉग बॉक्स इस तरह होता है।

डिलीट 

Delete Sheet (डिलीट शीट) :- इससे पूरी शीट डिलीट हो जाती है।

Move or Copy Sheet (मूव या कॉपी शीट) :- इससे पूरी शीट मूव या कॉपी हो जाती है।

3.  View Menu (व्यू मेनू)

इस मेनू में वर्कशीट को देखने से सम्बंधित विकल्प होते हैं जैसे – वर्कशीट को बड़ा या छोटा करना, टूल बार को नियंत्रित करना, हैडर या फुटर डालना आदि विलाक्प उपलब्ध होते हैं |

व्यू मेनू 

4. Insert Menu (इन्सर्ट मेनू)

इस ऑप्शन में वर्कशीट में इन्सर्ट किये जा सकने वाले विभिन्न विकल्प होते हैं इसमें Row, Column, Cell, Symbol, Function, Comment, Picture, Diagram आदि डालने के विकल्प उपलब्ध होते हैं|

इन्सर्ट मेनू 

Chart (चार्ट ): किसी भी Numerical data का graphical Representation कर सकते है। जैसे कि किसी डाटा का column , bar, pie या Line chart इत्यादि बना सकते है।

चार्ट बनाने की विधिः-
(1) डेटा का चयन करें

(2) insert –> chart पर क्लिक करे

(3) चार्ट विज़ार्ड से चार्ट का प्रकार से type चुनें 

(4) अगले बटन पर क्लिक करें।

(5) चार्ट का नाम, x-अक्ष का मान और y-अक्ष का मान दें और फिर अगला बटन क्लिक करें।

(6) उस जगह का चयन करें जहां चार्ट रखा गया है।-
1- as new sheet
2- as object in

5. एम.एस. एक्सेल : Tools Menu (टूल्स मेनू)

इस ऑप्शन में वर्कशीट पर कार्य करने के लिए विभिन्न विकल्प दिए गए हैं जैसे – Spelling check, Scenario, Macro बनाना इत्यादि इसमें वर्कशीट को सुरक्षित करने के लिए पासवर्ड डालने की सुविधा भी होती हैं।

टूल्स मेनू 

Share workbook : इस ऑप्शन के द्वारा वर्कबुक को नेटवर्क या इन्टरनेट के जरिये बहुत सारे user सूचना प्राप्त कर सकते है।

Merge Work Book (मर्ज वर्कबुक):इस आपशन के द्वारा एक वर्कबुक में change करने पर दूसरी वर्कबुक में भी change merge हो जाते है। इस प्रकति को merge वर्कबुक कहते है।

BUILDING FORMULA AND FUNCTIONS

(निर्माण सूत्र और कार्य)

Formula in Excel(एक्सेल में फॉर्मूला): - स्प्रैडशीट प्रोग्राम की महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक पाठ में हेरफेर करने की क्षमता है और सरल और साथ ही जटिल गणनाओं को बहुत कुशलता से करता है।  एक्सेल आपके की बोर्ड और माउस का उपयोग करके फ़ार्मुलों को जल्दी से बनाने में आपकी मदद करता है। एक्सेल टूलबार, मेनू विकल्प और फ़ंक्शन भी प्रदान करता है जिसे आप जटिल फ़ार्मुलों को बनाने और उपयोग करने के लिए नियोजित कर सकते हैं फॉर्मूला 3 प्रकार का हो सकता है -

1. Text Formula(पाठ सूत्र)-

यह टेक्स्ट का उपयोग करता है और इसलिए इसे टेक्स्ट फॉर्मूला कहा जाता है।  इसमें टेक्स्ट ऑपरेटर एम्परसेंड (&) हो सकता है।  उदाहरण के लिए For e.g. और A1.

2. Numeric formula(संख्यात्मक सूत्र) -

इनमें अंकगणितीय संकारक होते हैं जैसे:-  + ,-,*, /, ^ or %.For e.g. = A1+B1

3. Logical Formula(तार्किक सूत्र) -

उनमें तुलना ऑपरेटर होते हैं जैसे:-   <,>, <=> =, <>. For e.g. = A1>34

सूत्र के मामले में निम्नलिखित नियमों को याद रखने की आवश्यकता है:-

1. सूत्र हमेशा (=) के बराबर चिह्न से शुरू होना चाहिए।  यह "+' या "-?  संकेत
2. एक सूत्र 255 वर्णों तक लंबा हो सकता है।
3. इसमें उद्धरण चिह्नों में संलग्न अक्षरों, संख्याओं या प्रतीकों के समूह को छोड़कर, रिक्त स्थान नहीं हो सकते।

OPERATORS TYPES(ऑपरेटरों के प्रकार)

एक सूत्र के तत्वों पर किए जाने वाले ऑपरेशन को निर्दिष्ट करने के लिए ऑपरेटरों का उपयोग किया जाता है।  3 प्रकार के ऑपरेटर हैं।:-

1. ARITHMETIC OPERATORS(अंकगणितीय आपरेटर)

Perform basic mathematical operations, combine numeric values and produce numeric results. The mathematical operators are:-

Operator	Meaning
+	Addition(जोड़)
-	Subtraction(घटाव)
/	Divison(विभाजन)
*	मल्टीप्लकेशन (गुणा)
%	Percent(प्रतिशत)
^	एक्सपोनशियशन (घातांक)

2. COMPARISON OPERATORS(तुलना ऑपरेटर)

वे तार्किक मान TRUE या FALSE उत्पन्न करने के लिए 2 मानों की तुलना करते हैं।

Operator	Meaning
=	Equal(बराबर)
>	Greater than (से अधिक)
<	Less than(से कम)
>=	Greater than or equal to
<=	Less than or equal to
<>	Not Equal to

3. TEXT OPERATOR (टेक्स्ट ऑपरेटर)

एक संयुक्त टेक्स्ट मान उत्पन्न करने के लिए 2 या अधिक टेक्स्ट मानों को जोड़ता है।

About Formulas(सूत्रों के बारे में)

• Entering Formula(फॉर्मूला दर्ज करना):- हम सूत्र को उस कक्ष में रखते हैं जहाँ हम परिणाम देखना चाहते हैं।  हम फॉर्मूला बार में फॉर्मूले टाइप करते हैं।  एक्सेल सूत्र हमेशा = (बराबर चिह्न) से शुरू होते हैं।
• Copying formula(नकल सूत्र):-  सेल सामग्री के समान, सूत्रों को भी वर्कशीट के एक स्थान से दूसरे स्थान पर कॉपी किया जा सकता है।  ध्यान दें कि जब किसी सूत्र वाले सेल की प्रतिलिपि बनाई जाती है, तो केवल सूत्र की प्रतिलिपि बनाई जाती है, न कि सेल की सामग्री।
• Moving formula(मूविंग फॉर्मूला): - सूत्रों को एक वर्कशीट स्थान से दूसरे स्थान पर भी ले जाया जा सकता है।  जब सूत्रों को स्थानांतरित किया जाता है, तो वे स्वचालित रूप से उस स्थान के सापेक्ष बदल जाते हैं जहां उन्हें स्थानांतरित किया जाता है।  इसे "रिलेटिव एड्रेसिंग" के रूप में जाना जाता है।
• Displaying Formula(फॉर्मूला प्रदर्शित करना): - सूत्र वाला एक कक्ष सामान्य रूप से कार्यपत्रक पर सूत्र के परिणामी मान को प्रदर्शित करता है जब उपयोगकर्ता सूत्र वाले कक्ष का चयन करता है, सूत्र हमेशा सूत्र पट्टी में प्रदर्शित होता है।  यदि आप सेल में सूत्र प्रदर्शित करना चाहते हैं तो बस उस सेल पर डबल क्लिक करें जिसमें सूत्र है।

ADDRESSING METHODS(संबोधित करने के तरीके)

(A) RELATIVE ADDRESSING(सापेक्ष संबोधन):- रिलेटिव एड्रेसिंग मेथड में एड्रेस उस स्थान के सापेक्ष बदल जाता है जहां फॉर्मूला को कॉपी किया जाता है।

उदाहरण के लिए  कॉलम A से B में फॉर्मूला कॉपी किया गया था, फॉर्मूला = A 1 + A 2 बन गया = B 1 + B 2

किसी सूत्र को एक स्थान से दूसरे स्थान पर समायोजित करने की इस क्षमता को रिलेटिव एड्रेसिंग कहा जाता है।

(B)ABSOLUTEADDRESSING(निरपेक्ष संबोधन)- इस पद्धति में पूरे पते को लॉक कर दिया जाता है या किसी विशेष सेल में तय कर दिया जाता है, भले ही सूत्र की प्रतिलिपि बनाई या स्थानांतरित की गई हो।  एक निरपेक्ष पता हमेशा ठीक एक पते की ओर इशारा करता है।  निरपेक्ष पते में '$' चिह्न का प्रयोग सेल पतों की पूर्ण स्थिति को दर्शाने के लिए किया जाता है।  उदाहरण के लिए  $D$5 का अर्थ है कि पंक्ति और स्तंभ का पता निश्चित है।

(C) MIXED ADDRESSING(मिश्रित संबोधन):- मिश्रित पता सापेक्ष और निरपेक्ष पते का संयोजन है।  संभावित संयोजन हैं -

I. $A3 -इस मामले में कॉलम 'A' तय है, पंक्ति 3 बदलती है।

II. C$3 - इस स्थिति में कॉलम C बदलता रहता है और यदि इस पते वाले सूत्र को कॉपी या स्थानांतरित किया जाता है तो पंक्ति 3 तय हो जाती है।

FUNCTIONS (कार्य)

वर्कशीट फ़ंक्शंस को अक्सर स्वयं द्वारा स्टैंड-अलोन फ़ार्मुलों के रूप में उपयोग किया जा सकता है, या उन्हें आपके स्वयं के निर्माण के जटिल फ़ार्मुलों में बनाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, SQRT () फ़ंक्शन एक सकारात्मक संख्या का वर्गमूल ढूंढता है।  फ़ंक्शंस विशेष पूर्व-लिखित सूत्र हैं जो एक मान या मान लेते हैं, एक ऑपरेशन करते हैं, और उस सेल में एक मान लौटाते हैं जिसमें वे दर्ज किए जाते हैं।

PART OF THE FUNCTION(कार्य का हिस्सा): - फ़ंक्शन में फ़ंक्शन नाम और (आमतौर पर) तर्क होते हैं। उदाहरण के लिए, SQRT फ़ंक्शन है, जबकि मूल्य का मूल्यांकन किया जा रहा है तर्क है।

फ़ंक्शन दर्ज करने का सिंटैक्स इस प्रकार है, = फ़ंक्शन का नाम (मान ...)

THE FUNCTION WIZARD(फंक्शन विजार्ड)- एक्सेल का फंक्शन विजार्ड फंक्शन के उपयोग को बहुत सरल करता है।  यह आपको आवश्यक चरणों के माध्यम से ले जाता है, जैसे ही आप काम करते हैं परिणाम दिखाते हैं।1. उस सेल को सक्रिय करके प्रारंभ करें जहां आप फ़ंक्शन पेस्ट करना चाहते हैं।

2. सूत्र को एक समान चिह्न (=) से शुरू करें, और सम्मिलन बिंदु को उस स्थान पर रखें जहाँ आप फ़ंक्शन सम्मिलित करना चाहते हैं।

3. मानक टूलबार पर फ़ंक्शन बटन पर क्लिक करें, या एक्सेल के सम्मिलित करें मेनू से फ़ंक्शन सम्मिलित करें चुनें।  फ़ंक्शन विज़ार्ड का चरण 1 विंडो प्रकट होता है।  फ़ंक्शन विज़ार्ड ग्यारह श्रेणियों के भीतर फ़ंक्शन को सूचीबद्ध करता है।

4. बाईं ओर की सूची से एक श्रेणी चुनें, फिर इच्छा फ़ंक्शन को खोजने के लिए दाईं ओर सूची में स्क्रॉल करें।
5. फ़ंक्शन चुनने के लिए क्लिक करें इसका नाम सूत्र पट्टी पर नाम बॉक्स में प्रदर्शित होता है।
6. नेक्स्ट बटन पर क्लिक करें और आपको विजार्ड डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। यहां आपको उन तर्कों की एक सूची दिखाई देगी, जिनकी आवश्यकता है और संभवत: कुछ विकल्प हैं।
7. आप सीधे विज़ार्ड के प्रवेश बॉक्स में टाइप कर सकते हैं या अपने माउस का उपयोग उन कक्षों को इंगित करने के लिए कर सकते हैं जिनमें डेटा है जिसे आप तर्क के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।
8. जैसे ही आप काम करते हैं, विज़ार्ड डायलॉग बॉक्स के ऊपरी दाएं कोने में मूल्य क्षेत्र में इसकी गणना का परिणाम दिखाएगा।
9. फाई पर क्लिक करें।

FUNCTION CATEGORIES (कार्य श्रेणियां)

 एक्सेल फ़ंक्शंस को निम्नानुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:-

MATEHEMATICAL FUNCTIONS (गणितीय कार्य)

FUNCTION	RETURNS
=Abs(Number)	Returns the absolute vale of number.
=Ceiling(Number, Sign)	Rounds a number up, to the nearest integer.
=Floor(Number, Sign)	Rounds a number down, to the nearest integer.
=Even(Number)	Return a positive Number.
=Fact(Number)	Returns a factorial of a number.
=lnt(Number)	Round a number down to the nearest integer.
=LCM(NI ,N2)	Returns the least common multiple.
=Log(Number, Base)	Returns a logarithm of a number to the base you specify.
=Mod(Number, Divisor)	Returns the reminder after a number is divided by a divisor.

=Odd Number	Rounds a positive number to the down nearest odd integer.
=Pi()	Returns the value of Pi.
=Power Number, Power	Returns the resuft of a number raised to a power.
=Product NI ,N2,N3)	Mufti lies all the numbers given as arguments.
=Quotient(Numerator, Denominator)	Returns the integer portion of a division.
=Round(Number,Num_Di its)	Rounds a number to a s ecified number of digits.
=Trunc(Number, Num_Digits)	Truncates a number to an integer by removing the decimal.

STATISTICAL FUNCTIONS(सांख्यिकीय कार्य)

FUNCTION	RETURNS
=Average (nl , n2...)	Average of arguments
=Count (nl , n2...)	Counts how many arguments are present in the list of the arguments
=Max (nl, n2...)	Maximumyalue in a data set
=Min(n1 ,n2, ...)	Minimum value in a data set
=Countif(Range, Criteria)	Counts the number of cell within a range.
=Averageif(Range,Criteria, Average_range)	Find the average for the cells specified by a given condition or criteria.

DATE AND TRIME FUNCTIONS(दिनांक और समय कार्य)

Function	Returns
=DATE(Y,M,D)	Returns the number that represent the date.
=Today()	Returns the current date.
=Now()	Returns the current date and time.

LOGICAL FUNCTIONS(तार्किक कार्य)

Function	Returns
=And (Logicl ,Logic2)	True if any argument is true
=False	Logical value false
=Not ( )	Returns true if its argument is false
=lf(test, true, false)	Returns a specified value depending on the outcome of the test
=Or (Logicl ,Logic2)	True if any argument is true
=True( )	Logical value true

FINANCIAL FUNCTION(वित्तीय कार्य)

Function	Returns
=SLN(cost,salvage,life)	Returns the straight line depreciation of an assets for one period.
=PMT(rate,nper,pv,fv,type)	Calculates the payments for a loan based on constant payment and constant interest rate.

TEXT FUNCTIONS(पाठ कार्य)

FUNCTION	RETURNS
=Char(Number)	Returns the character specified by the Code Number from the character set for your computer.
=Code(Text)	Returns a numeric code for the text.
=Concatenate(Text1, Text2)	Join Two or More string in a one test string.
=Exact(Text1,Text2)	Compares two string s and returns True if they are exactly the same otherwise False.
=Find(Find_Text, Within_Text, Start_Number)	Return the starting position of one text string with another text string. Find is Case-Sensitive.
=Left(Text, Num_char)	Returns the specified number of string from left.
=Right(Text, Num_char)	Returns the specified number of string from right.
=Len(Text)	Returns the number of character in a text string.
=Lower(Text)	Converts all latter in a text string of lowercase.
=Upper(text)	Converts all latter in a text string of uppercase.
=Mid(text, Start_num, Num_char)	Returns the character from the middle of text string.
=Proper(Text)	Capitalize the first latter in a text string.
=Replace(Old_text, Start_num, Num_char, New_Text)	Replace a part of text string with a different text string.
=Rept(Text, Num_Times)	Repeat a text a given number of times.
=Search(Find_text, Within_text, Start_Number)	Return the starting position of one text string with another text string. search is not Case-Sensitive.
=Substitute(Text, Old_text, New_text, lnst_num)	Replace exsting text with a new text in a text string.
=Trim(text)	Remove extra spaces from a text string.

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THE AUTO SUM BUTTON(ऑटो योग बटन)-

ऑटो योग बटन शायद सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले एक्सेल बटन में से एक बन जाएगा। ऑटो सम टूल स्वचालित रूप से सक्रिय सेल में संख्याओं की एक सन्निहित श्रेणी के आधार पर, सक्रिय सेल के ऊपर या बाईं ओर एक एसयूएम फॉर्मूला बनाता है।

होम टैब, एडिटिंग ग्रुप में मौजूद ऑटोसम बटन।

 

EXCEL'S CHART FEATURES(एक्सेल चार्ट फीचर्स)-

एक्सेल एक्सेल के ग्राफिक घटक के माध्यम से वर्कशीट में डेटा स्टोर का प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देता है। यदि डेटा ग्राफिक रूप से प्रतिनिधित्व करता है, तो यह अधिक रोचक और समझने में आसान हो जाता है। चार्ट डेटा का विश्लेषण करने और विभिन्न वर्कशीट मानों के बीच तुलना करने में मदद करता है।

 एक बार चार्ट बनाने के बाद, आप इसे प्रिंट कर सकते हैं, आप इसे प्रिंट कर सकते हैं, इसे छुपा सकते हैं, वर्तनी जांच सकते हैं, इसे संशोधित कर सकते हैं।  जब भी आप किसी वर्कशीट में डेटा बदलते हैं, तो एक्सेल चार्ट को अपडेट कर देगा।

How to draw a chart(चार्ट कैसे बनाएं)-

 चार्ट बनाने के दो तरीके हैं, अर्थात् एम्बेडेड चार्ट और चार्ट जो चार्ट शीट में दिखाई देते हैं।

Change chart type

1. EMBEDDED CHART-

वर्कशीट में टेबल या टेक्स्ट के बगल में एक एंबेडेड चार्ट दिखाई देता है। जब आप डेटा या चार्ट के साथ-साथ चार्ट चाहते हैं, तो एंबेडेड चार्ट की आवश्यकता होती है, जैसे कि रिपोर्ट दस्तावेज़ का मामला।

2. CHART IN A CHART SHEET

एक कार्यपुस्तिका के भीतर एक चार्ट स्वयं अपनी चार्ट शीट द्वारा बनाया जा सकता है। इस प्रकार आप डेटा वाली वर्कशीट से अलग चार्ट शीट के साथ काम करने में सक्षम हैं।

 जब आप ALT+F1 को एक साथ दबाते हैं, तो चार्ट एक एम्बेडेड चार्ट के रूप में प्रदर्शित होता है।

TYPES OF CHARTS(चार्ट के प्रकार)-

एक्सेल कई अलग-अलग प्रकार के चार्ट प्रदान करता है।  मूल चार्ट प्रकार निम्नलिखित हैं -

1. Column Chart - एक कॉलम चार्ट में लंबवत कॉलम की एक श्रृंखला होती है जो दो या दो से अधिक वस्तुओं के सापेक्ष आकार की तुलना करने की अनुमति देती है।  चार्ट में प्रत्येक कॉलम शीट पर एक एकल डेटा बिंदु या संख्या है।

2. Line Chart - एक लाइन चार्ट एक अच्छा विकल्प है जब आपके पास प्लॉट करने के लिए कई बिंदु होते हैं, एक्स-अक्ष में लेबल होते हैं और इसके टिक अंक उस अक्ष के साथ समान रूप से रखे जाते हैं।

3. Pie Chart- एक पाई चार्ट का उपयोग उस राशि के प्रतिशत की तुलना करने के लिए किया जाता है जो कई संख्याएँ दर्शाती हैं। पूर्ण पाई योग है, और प्रत्येक संख्या को एक स्लाइस द्वारा दर्शाया जाता है।

4. Bar Chart- एक बार चार्ट में क्षैतिज पट्टियों की एक श्रृंखला होती है जो एक समय में दो या दो से अधिक वस्तुओं के सापेक्ष आकार की तुलना करने की अनुमति देती है। चार्ट में प्रत्येक बार शीट पर एक एकल डेटा बिंदु या संख्या होती है।

5. Area Charts- एक क्षेत्र चार्ट यह दिखाने के लिए अच्छा है कि कितनी अलग डेटा श्रृंखला पूरी तरह से योगदान करती है, श्रृंखला के बीच की जगहों को रंग या पैटर्न से भर दिया जाता है।

6. XY(Scatter ) Charts- लाइन चार्ट की तरह, स्कैटर चार्ट प्रत्येक बिंदु को एक मार्कर के साथ प्लॉट करता है और एक श्रृंखला में बिंदुओं को एक लाइन से जोड़ता है।  स्कैटर चार्ट (XY चार्ट) संख्याओं के जोड़े और उनके द्वारा प्रस्तुत प्रवृत्तियों के बीच संबंध को दर्शाता है।

7. Stock Chart- स्टॉक कार समय के साथ स्टॉक मूल्य प्रदर्शित करती है।  आप उच्च, निम्न और समापन मूल्य और कारोबार किए गए स्टॉक की मात्रा प्रदर्शित कर सकते हैं।

8. Surface Chart- सतह चार्ट एक सतह के साथ उच्च और निम्न पिन दिखाता है।  भूतल चार्ट दो बदलते चर के परिणामस्वरूप उच्च और निम्न बिंदु को नेत्रहीन रूप से खोजने का एक शानदार तरीका है।

9. Doughnut Chart- डोनट चार्ट पाई चार्ट के समान है, दोनों गोल हैं, लेकिन डोनट चार्ट के केंद्र में एक छेद है और एक श्रृंखला के लिए डेटा प्लॉट करने के लिए है।

10. Bubble Chart- बबल चार्ट आपको द्वि-आयामी सतह पर तीन चरों का प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देता है।  पहले दो चरों को XY (स्कैटर) की तरह ही श्रेणी (X) और मान (Y) अक्षों में प्लॉट किया जाता है।

11. Radar Chart- राडार चार्ट आपके डेटा को संकेंद्रित वृत्तों पर प्लॉट करके एक अलग दृश्य लेता है।

VALIDATION OF DATA(डेटा का सत्यापन)-

एक्सेल 2007 की सत्यापन डेटा सुविधाएँ सेल या सेल की श्रेणी के लिए इनपुट मानदंड के निर्माण को नियंत्रित करती हैं। यह या तो उपयोगकर्ता को सही जानकारी के लिए संकेत दे सकता है या एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित कर सकता है यदि दर्ज किया गया डेटा मानदंड से मेल नहीं खाता है।

 ए) सत्यापन सेटिंग निर्दिष्ट करने के लिए

 उस सेल या सेल की श्रेणी का चयन करें जिसके लिए आप डेटा को मान्य करना चाहते हैं।

1.  डेटा टैब पर क्लिक करें।
2.  डेटा टूल्स के तहत डेटा वैलिडेशन बटन पर क्लिक करें।
3.  डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में, सेटिंग टैब पर क्लिक करें।
4.  सत्यापित या जाँचे जाने वाले डेटा के प्रकार का चयन करें।
5.  डेटा से सत्यापन के लिए एक ऑपरेटर का चयन करें।

   

   डाटा वेलिडेशन 

   
   

बी) सत्यापन मानदंड निर्दिष्ट करना: - किसी सेल या श्रेणी में स्वीकार्य डेटा के प्रकार को निर्दिष्ट करने के लिए, इन चरणों का पालन करें: -

1.  सेल या श्रेणी का चयन करें।
2.  डेटा टैब चुनें -> डेटा उपकरण समूह -> डेटा सत्यापन। एक्सेल अपना डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है।
3.  सेटिंग टैब पर क्लिक करें।
4.  अनुमति दें लेबल वाले ड्रॉप-डाउन बॉक्स से एक विकल्प चुनें। आपकी पसंद के आधार पर नियंत्रण प्रदर्शित करते हुए, डेटा सत्यापन संवाद की सामग्री बदल जाएगी। कोई सूत्र निर्दिष्ट करने के लिए, कस्टम चुनें.
5.  प्रदर्शित नियंत्रणों का उपयोग करके शर्तों को निर्दिष्ट करें।
6.  (वैकल्पिक) इनपुट संदेश टैब पर क्लिक करें और निर्दिष्ट करें कि जब उपयोगकर्ता सेल का चयन करता है तो कौन सा संदेश प्रदर्शित करना है।
7.  (वैकल्पिक) त्रुटि चेतावनी टैब पर क्लिक करें और निर्दिष्ट करें कि जब कोई उपयोगकर्ता अमान्य प्रविष्टि करता है तो कौन सा त्रुटि संदेश प्रदर्शित करना है।
8.  ओके पर क्लिक करें।

CONSOLIDATE(कंस्यूलिडेट)-

 समेकन शब्द, कार्यपत्रकों के संदर्भ में, कई कार्यों को संदर्भित करता है जिसमें एकाधिक कार्यपत्रक या एकाधिक कार्यपुस्तिका फ़ाइलें शामिल होती हैं। कुछ मामलों में, समेकन में लिंक सूत्र बनाना शामिल है।

 कार्यपुस्तिकाओं को समेकित करने के लिए इन चरणों का पालन करें: -

1.  डेटा चुनें -> डेटा टूल्स -> समेकित करें। एक्सेल अपने समेकित संवाद बॉक्स को प्रदर्शित करता है।
2.  आप जिस प्रकार के समेकन सारांश का उपयोग करना चाहते हैं उसे चुनने के लिए फ़ंक्शन ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करें। इस उदाहरण के लिए योग का प्रयोग करें।
3.  समेकित करने के लिए पहले कार्यपत्रकों के लिए संदर्भ दर्ज करें और संदर्भ सूची में जोड़ने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें।
4.  चूंकि कार्यपत्रकों को समान नहीं रखा गया है, बलपूर्वक करने के लिए बाएं कॉलम और शीर्ष पंक्ति चेक बॉक्स का चयन करें
5.  एक्सेल लेबल का उपयोग करके डेटा का मिलान करने के लिए।
6.  एक्सेल को बाहरी संदर्भ के साथ एक रूपरेखा बनाने के लिए स्रोत डेटा के लिए लिंक बनाएं चेक बॉक्स का चयन करें।
7.  समेकन शुरू करने के लिए ठीक क्लिक करें।

   

   कंस्यूलिडेट 

   
   

Conditional formatting(सशर्त स्वरूपण)-

 एक सशर्त प्रारूप एक शर्त (या मानदंड) के आधार पर सेल श्रेणी की उपस्थिति को बदलता है। यदि शर्त सत्य है, तो उस स्थिति के आधार पर कक्ष श्रेणी को स्वरूपित किया जाता है; यदि सशर्त गलत है, तो उस स्थिति के आधार पर कक्ष श्रेणी को स्वरूपित नहीं किया जाता है।

 Ms-Excel 2007 में सशर्त स्वरूपण आपको आपके डेटा में आपके मानदंड के अनुसार विभिन्न प्रकार के लागू स्वरूपण प्रदान करता है।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग 

Filter a list(सूची फ़िल्टर करें)-

 इस प्रक्रिया के काम करने के लिए, आपकी सूची में कॉलम लेबल होने चाहिए।

1.  सूची में एक सेल का चयन करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
2.  डेटा रिबन पर, सॉर्ट और फ़िल्टर को इंगित करें और फिर फ़िल्टर पर क्लिक करें।
3.  उस कॉलम में तीर पर क्लिक करें जिसमें वह डेटा है जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
4.  सूची को कॉलम में एक मान से फ़िल्टर करने के लिए, मान चुनें:
5.  कॉलम में दो या दो से अधिक मानों के आधार पर सूची को फ़िल्टर करने के लिए, या और के अलावा अन्य तुलना ऑपरेटरों को लागू करने के लिए, कस्टम पर क्लिक करें।

   

   एडवांस फ़िल्टर 

Filter a list using the advanced filter command(उन्नत फ़िल्टर कमांड का उपयोग करके एक सूची फ़िल्टर करें)-इस प्रक्रिया के काम करने के लिए, आपकी सूची में कॉलम लेबल होने चाहिए।

1.  किसी रिक्त पंक्ति में, उन मानदंड लेबलों को टाइप या कॉपी करें जिनका उपयोग आप सूची को फ़िल्टर करने के लिए करना चाहते हैं। ये लेबल के लेबल के समान होना चाहिए
2.  वे कॉलम जिन्हें आप फ़िल्टर करना चाहते हैं.
3.  मानदंड लेबल के नीचे की पंक्तियों में, वे मापदंड टाइप करें जिनका आप मिलान करना चाहते हैं। अपने मानदंड मान और अपनी सूची के बीच कम से कम एक खाली पंक्ति छोड़ दें।
4.  सूची में एक सेल पर क्लिक करें।
5.  पर और फिर उन्नत फ़िल्टर पर क्लिक करें। उन्नत फ़िल्टर संवाद बॉक्स नीचे दिया गया है।
6.  आपके मापदंड से मेल नहीं खाने वाली पंक्तियों को छिपाकर सूची को फ़िल्टर करने के लिए, सूची को फ़िल्टर करें, इन-प्लेस पर क्लिक करें। कार्यपत्रक के किसी अन्य क्षेत्र में आपके मानदंड से मेल खाने वाली पंक्तियों की प्रतिलिपि बनाकर सूची को फ़िल्टर करने के लिए, किसी अन्य स्थान पर कॉपी करें पर क्लिक करें,
7.  कॉपी टू बॉक्स, और फिर पेस्ट क्षेत्र के ऊपरी-बाएँ कोने पर क्लिक करें।
8.  मानदंड श्रेणी बॉक्स में, मानदंड श्रेणी निर्दिष्ट करें, जिसमें मानदंड लेबल शामिल हैं।

CREATING WORKSHEET SUBTOTAL

(वर्कशीट सबटोटल बनाना)-जब आपने डेटा जमा कर लिया है, तो आप अपनी वर्कशीट में उप-योग की गणना करने के लिए इसे एक्सेल पर छोड़ सकते हैं- जनवरी में आपने क्रेयॉन के कितने बॉक्स बेचे, उदाहरण के लिए, या विभिन्न गीत पक्षियों की संख्या जिन्हें आपने अपने पिछवाड़े में देखा है।  आपको बस इतना करना है कि वस्तुओं को एक साथ इकट्ठा करें और एक्सेल को अपने डेटा की रूपरेखा-अर्थात वर्गीकृत करने और प्राथमिकता देने के लिए कहें, और उप-योगों की गणना करने के लिए कहें।

सबटोटल 

Goal Seek (गोल सींक):यह एक data analysing tool है। जिसके माध्यम से लक्ष्य को प्राप्त करने का सही उपाय खोजा जाता है।

गोल सीक 

process of goal seek:-

1. place cell pointer of result cell
2. tools-> Goal Seek पर click करें।
3. change the value of result cell
4-tell reference of corressponding independent cell

उदाहरण के रूप में:- ऊपर दी गयी टेबल इन्टरेस्ट Rs 400/= है। इसे बढा कर Rs 500/= करना चाहते है। इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिय हम इसके लिये सेल पाॅइन्टर D2 रखेगें और goal seek option पर क्लिक करेगें तो एक dialog box खुलेगा
और value 500 लिखेगें और By Reference कालम में $B$2 टाइप करने के बाद ok बटन पर क्लिक करेगें तो रेट लक्ष्य के अनुसार बदल जायेगा।

Scenario(सीनौरियो ):यह भी एक Analysis tool है। जिसका प्रयोग वहाॅ किया जाता है। जहाॅ पर यह देखना हो कि input data को बदलने पर output पर क्या प्रभाव पडेगा। जैसे कि नीचे दी गयी टेबल में रेट 8 से 9.5 करने से इन्टरेस्ट पर क्या प्रभाव पडेगा।
इसके लिये tools->scenario option पर क्लिक करेगे तो इसका एक dialog box इस तरह खुलेगा इसमे हमscenario नाम लिखेगे और changing cell में B2 लिख कर ok पर click करेगे तो यह B2 की value पूछेगा उसमें 9-5 टाइप करेगे और ok button पर click करेगे । इसके summary बटन पर click करने से scenario रिर्पोट दिखेगी जिसमे interest बदला हुआ दिखायी देगा।

Auditing (आडिटिंग): इसके द्वारा cell value की dependency & independency मार्क की जाती है-

6. एम.एस. एक्सेल : Window Menu (विंडो मेनू)

एक्सेल में एक साथ अनेक वर्कबुक को खोला जा सकता हैं या एक विंडो को दो अथवा चार भागों में Split विकल्प के द्वारा विभाजित किया जा सकता हैं एक्सेल में एक ही वर्कबुक को अनेक विंडोज में खोलने के लिए विंडो मेनू में New Window विकल्प होता हैं तथा उन्हें Arrange विकल्प के द्वारा व्यवस्थित किया जा सकता हैं।

विंडो मेनू 

 LAB EXERCISE

प्रयोगशाला अभ्यास

SESSION -1

1. एक नया वर्कशीट खोलें।

2. निम्नलिखित डेटाशीट बनाएं और निम्नलिखित मानदंडों का उपयोग करके डीए, एचआरए, ऋण कटौती, पीएफ, आई टैक्स, शुद्ध आय का पता लगाएं-

 

TS CP L Group Industries.

New Campus-III Sectr-D, G reater Noida

        Payroll For Month APR-2021

Emp Code	Emp Name	Joining DATE	Post	Basic Salary
M0121	Prena Sharma	4/1/2005	Manager	18000
M0122	Rohit Bajaj	9/2/2008	Clerk	15000
M0123	Chetan Bhagat	5/4/2007	Mkt	13800
M0124	Vishal Tiwari	2/5/2009	Fin	11650
M0125	Kabeer Khan	6/9/2008	Sales	12840
M0126	Javed Ali	1/2/2009	Fin	10000
M0127	Sandhya Sharma	6/6/2007	Mkt	9800
M0128	Naina Kapoor	4/2/2009	Clerk	13600
M0129	Sidhartha Malhotra	2/1/2010	Fin	14300
M0130	Karan Roy	5/9/2012	Mkt	10960

  

3. अपनी वर्कशीट में नया 6 कॉलम जोड़ें और क्रमशः डीए, एचआरए, ऋण कटौती, पीएफ, आई टैक्स और नेट वेतन के रूप में निम्नलिखित नाम दर्ज करें।

4. डीए दी गई बेसिक सैलरी का 33.33 फीसदी है।

5. एचआरए डीए का 15%, मूल वेतन और एक साथ संयुक्त है।

6. ऋण कटौती (डीए+एचआरए) के साथ मूल वेतन का 8.75% है।

7. पीएफ मूल वेतन का 12.5% ​​​​है [डीए + एचआरए + ऋण] कटौती के साथ।

8. [डीए + एचआरए + ऋण] कटौती के साथ I कर मूल वेतन का १७.३% है।

9. शुद्ध वेतन [मूल वेतन + डीए + एचआरए] का योग है और (पीएफ + आईटीएक्स) के साथ काटा जाता है।

10. वर्कशीट को पेरोल के रूप में सेव करें।

11. निम्नलिखित मानदंड का उपयोग करके सशर्त स्वरूपण लागू करें-

• शुद्ध वेतन के शीर्ष दो मूल्यों को प्रारूपित करें।
•  मूल वेतन मूल्य 13,000 से 18,000 के बीच।

12. फ़ाइल नाम के रूप में हैडर और शीट नाम के रूप में पाद लेख लागू करें।

13. अपनी कार्यपुस्तिका की एक प्रति बनाएँ और इसे अपनी नई कार्यपुस्तिका विंडो पर लागू करें-

• कार्यपुस्तिका को विभाजित करें और विभाजन को हटा दें।
•  रो को फ्रीज करें और इसे अनफ्रीज करें।
•  ग्रिडलाइन्स छिपाएँ और दिखाएँ।
•  विंडो का ज़ूम आकार बदलें।

 मुझे उम्मीद है कि आज के इस पोस्ट में हमने जो जानकारी दी है वह आपको पसंद आई होगी और समझ में आ गई होगी।  तो सीखते रहिये और अगली पोस्ट का इंतज़ार कीजिये जो आपको कुछ नया सीखने में मदद करेगी।

 पढ़ने के लिए आपको बहुत बहुत शुक्रिया।  और अपना और अपने परिवार का ख्याल रखें।